Se hai intenzione di organizzare un evento per il tuo brand, per la tua attività o per la tua organizzazione molto sicuramente avrai già ipotizzato l’idea di affidarti ad un’agenzia eventi. Questo genere di agenzie lavora tramite il contributo di professionisti provenienti da vari ambiti della comunicazione come fotografi, grafici, social media manager ecc… e pianifica l’evento dei tuoi sogni dopo aver ascoltato le tue richieste ed aver avanzato delle proposte. Vediamo quando è necessario rivolgersi ad un’agenzia eventi e perché questo potrebbe tradursi in vantaggi e benefici per l’evento che hai in mente e che hai sempre sognato.
L’agenzia pianifica e segue procedure di lavoro standardizzate
Un primo buon motivo per contattare l’agenzia eventi risiede nel fatto che la pianificazione di un convegno, di una fiera o di qualsiasi altro evento richiede duro lavoro e capacità di coordinare un discreto team di persone. Anche se si tratta di una piccola occasione aziendale dovrai pur pensare a fornitori, catering, location, presenze, promozione e tutta una serie di attività che non puoi certamente organizzare da solo. Quindi l’agenzia ti alleggerisce il carico di lavoro e ti sostiene nella fase di creazione ed ideazione fino ai saluti finali.
Relazioni e contatti di prima scelta
Le agenzie professionali sono in contatto con professionisti di qualsiasi ambito e selezionano con cura i partner con cui collaborare. Per questo affidandoti a dei professionisti per l’organizzazione di un evento beneficerai di un doppio vantaggio: risparmierai molto tempo per la ricerca di tutte le figure professionali che ti occorreranno e potrai collaborare con i migliori. In altre parole non dovrai preoccuparti di nulla se non esprimere le tue richieste all’agenzia, spiegare con cura quante persone ti aspetti e come vorresti che fossero accolte e quanto budget puoi destinare per tutte le attività e le risorse necessarie.
Le fasi di un evento
L’evento conta almeno tre fasi distinte: la pianificazione, l’organizzazione e lo svolgimento. La prima fase riguarda la stesura del progetto iniziale, la definizione delle risorse e delle figure professionali che verranno coinvolte, il tipo di accoglienza, il programma, i partner, i media eventuali su cui promuoversi ecc… Si deve quindi pianificare un progetto per poi passare alla fase puramente operativa, ovvero l’organizzazione. In questa fase l’agenzia inizia a coinvolgere i professionisti e i fornitori, a determinare la parte creativa e di promozione e a spuntare tutte le operazioni da fare sulla check list precedentemente pianificata.
Il giorno dell’evento
Infine arriverà il giorno in cui si terrà l’evento durante il quale ci saranno ulteriori figure coinvolte come fotografi, video maker, catering, responsabili di allestimenti ecc…Le persone partecipanti dovranno essere accolte nel migliore dei modi possibili e tutto dovrà procedere secondo i piani. In tutto questo processo l’agenzia eventi è sempre al tuo fianco a vigilare che tutto prosegua secondo i piani e lo sarà finché l’evento non sarà terminato. A questo punto sarà possibile tirare le somme di quanto accaduto, lavorare sui punti a favore e sulle questioni da migliorare per le prossime occasioni